Οι κύριες πτυχές της επίσημης διαπροσωπικής επικοινωνίας, τα πρότυπα και οι τομείς εφαρμογής της. Ειδικές ποικιλίες και κανόνες που περιορίζουν αυτόν τον τύπο αλληλεπίδρασης. Η επίσημη διαπροσωπική επικοινωνία είναι ένας τύπος αλληλεπίδρασης μεταξύ ανθρώπων που γίνεται αποδεκτός μέσα στην κοινωνία και χρησιμοποιείται για αγνώστους ή γνωστούς των οποίων η συνομιλία δεν βαθαίνει σε συναισθηματικό επίπεδο και έχει καθαρά ενημερωτικό χαρακτήρα. Περιορίζεται από κανόνες δεοντολογίας και εθιμοτυπίας, οι οποίοι είναι γενικά αποδεκτοί και δεσμευτικοί.
Περιγραφή της επίσημης διαπροσωπικής επικοινωνίας
Η επικοινωνία είναι ο πιο σημαντικός τύπος αλληλεπίδρασης μεταξύ ατόμων, χωρίς τον οποίο είναι πολύ δύσκολο να φανταστούμε την ύπαρξη και την προσωπική ανάπτυξη. Είναι απαραίτητο σε όλες τις εκφάνσεις της ανθρώπινης ζωής. Ανάλογα με το πού επικοινωνεί ένα άτομο, διακρίνονται δύο κύριοι τύποι: ο επίσημος και ο άτυπος. Η κύρια διαφορά μεταξύ της πρώτης είναι η παρουσία πολλών διαφορετικών στάσεων, οι οποίες περιορίζουν ένα άτομο στις κρίσεις και δηλώνουν ένα συγκεκριμένο πλαίσιο που δεν μπορεί να ξεπεραστεί.
Ένα άλλο όνομα για την επίσημη επικοινωνία βασίζεται σε ρόλους. Δηλαδή, λαμβάνεται υπόψη ένας συγκεκριμένος ρόλος στην κοινωνία, ο οποίος ρυθμίζει τη σχέση και την ηθική συμπεριφοράς μεταξύ δύο ατόμων. Κάθε άτομο έχει ένα ιδιαίτερο αποτύπωμα της κοινωνίας όπου μεγάλωσε το άτομο, των συνθηκών στις οποίες βρίσκεται αυτή τη στιγμή και των εξουσιών που του ανατίθενται. Εκτελεί κάποιο είδος ρόλου σε σχέση με τον συνομιλητή του και καταλαμβάνει μια θέση που απαιτεί την κατάλληλη στάση απέναντι στον εαυτό του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μπορούμε να πούμε ότι ο επίσημος τύπος επικοινωνίας εκτελείται εντός των προβλεπόμενων ρόλων για όλους.
Για παράδειγμα, ένα άτομο εργάζεται σε υψηλή θέση και επικοινωνεί με τον υφιστάμενο του ως προϊστάμενο, απαιτώντας από αυτόν να εκπληρώσει τα καθήκοντά του. Εδώ πρέπει να του φέρεσαι με σεβασμό και να ακούς τη γνώμη του χωρίς αμφιβολία. Ας πούμε ότι ένας υφιστάμενος ζει δίπλα σε αυτό το άτομο και συναντάται συχνά μαζί του κοντά στο φράχτη, συζητώντας για σπορόφυτα, τον καιρό, ακόμη και για γενικό ελεύθερο χρόνο. Η δεύτερη επιλογή θα περιοριστεί στην άτυπη διαπροσωπική επικοινωνία, από την οποία αφαιρούνται οι ρόλοι του προϊσταμένου και του υπαλλήλου. Χωρίς αυτές τις μάσκες, είναι εντελώς ίσες στη συνομιλία.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μπορεί να υποστηριχθεί ότι η επίσημη διαπροσωπική επικοινωνία ρυθμίζει τις επιχειρηματικές σχέσεις, οι οποίες επηρεάζονται από έναν αριθμό γραφειοκρατικών παραγόντων. Είναι πολύ περιορισμένος και υπακούει σε μια σειρά κανόνων και κανονισμών και αποδεκτών προτύπων που πρέπει να τηρούνται.
Διαφορές από την άτυπη επικοινωνία
Η επικοινωνία είναι μια μάλλον πολύπλευρη διαδικασία και σε κάθε περίπτωση διαφέρει από μια παρόμοια, οπότε πρέπει να επισημανθούν ορισμένες αποχρώσεις. Αντιπροσωπεύουν τις κύριες διαφορές μεταξύ των δύο τύπων αλληλεπίδρασης που χρησιμοποιούνται συχνότερα στην κοινωνία. Εξετάστε τα χαρακτηριστικά της επίσημης επικοινωνίας:
- Στόχος … Κάθε επίσημη συνομιλία, όποια κι αν είναι, έχει έναν συγκεκριμένο σκοπό, στον οποίο μειώνεται η επικοινωνία. Δηλαδή, είτε θέλουν να λάβουν κάποιες χρήσιμες πληροφορίες από ένα άτομο, είτε πρέπει να του μεταφέρουν κάτι σημαντικό. Και στις δύο περιπτώσεις, η συζήτηση περιορίζεται σε αυτούς τους στόχους και δεν πρέπει να μετακινηθεί σε άλλες πτυχές. Εάν μια επίσημη συνομιλία δεν έχει συγκεκριμένο σκοπό για τον οποίο διεξάγεται, τότε δεν μπορεί πλέον να ονομαστεί τέτοιος. Η επίσημη επικοινωνία είναι ένα εργαλείο με το οποίο ικανοποιούν τις εργασιακές τους ανάγκες ή λύνουν καθημερινά ζητήματα. Εάν δεν υπάρχει ανάγκη για το τελικό αποτέλεσμα μιας τέτοιας συνομιλίας, δεν προκύπτει καν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο σκοπός είναι το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό της επίσημης διαπροσωπικής επικοινωνίας.
- Περιεχόμενο … Αυτό για το οποίο μιλούν οι άνθρωποι κατά τη διάρκεια μιας επίσημης συνομιλίας παίζει επίσης τεράστιο ρόλο. Αυτή θα πρέπει να είναι μια σαφής συνομιλία που διευκρινίζει ορισμένα σημεία εργασίας για έναν ή δύο συνομιλητές. Ανάλογα με τον συγκεκριμένο στόχο, το περιεχόμενό του πρέπει να σχετίζεται με την εργασία ή τις σχέσεις στις οποίες βρίσκονται οι άνθρωποι. Η συζήτηση πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένες πτυχές της εργασίας. Οι ερωτήσεις είναι λακωνικές και οι απαντήσεις σύντομες και ουσιαστικές. Δεν υπάρχει χώρος για έντονο χιούμορ ή άλλες αξιοσημείωτα φωτεινές συνθήκες. Εξαιρετικά στεγνή ενημερωτική συνομιλία, η οποία θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο χρήσιμη για έναν ή όλους τους συνομιλητές.
- Κατάσταση … Λαμβάνονται απαραίτητα υπόψη στην επίσημη διαπροσωπική επικοινωνία. Ένα άτομο πρέπει να διακρίνει και να κατανοήσει το ρόλο του συνομιλητή και, ανάλογα με αυτό, να χτίσει τη στάση του, εξισώνοντας τη δική του θέση. Διέπεται από γενικά αποδεκτούς κανόνες συμπεριφοράς, ηθική επικοινωνίας και εργασιακές σχέσεις. Δηλαδή, μια σεβαστή και ευγενική μεταχείριση είναι υποχρεωτική, η οποία δεν επιτρέπει σε ένα άτομο να εκφράσει τη δική του γνώμη, αλλά χρησιμεύει μόνο ως μάσκα για την απόκτηση των απαραίτητων πληροφοριών ή υπηρεσιών.
- Συναισθηματικότητα … Μία από τις σημαντικότερες διαφορές μεταξύ τυπικών και ανεπίσημων τύπων διαπροσωπικής επικοινωνίας είναι το συναισθηματικό συστατικό της συνομιλίας. Για την πρώτη, αυτό είναι εντελώς μη χαρακτηριστικό. Η έκφραση των εκφράσεων του προσώπου ή με τη βοήθεια λέξεων της υποκειμενικής στάσης σας σε ένα άτομο ή άλλο παράγοντα είναι απολύτως απαράδεκτη στην επίσημη επικοινωνία.
Ποικιλίες επίσημης επικοινωνίας και τα χαρακτηριστικά τους
Η επίσημη επικοινωνία είναι αρκετά μονότονη και είναι σπάνιο να επισημανθούν συγκεκριμένες διαφορές με τη μία ή την άλλη μορφή. Τις περισσότερες φορές ταξινομούνται ανά πεδίο εφαρμογής. Ανάλογα με το ποιος αλληλεπιδρά το άτομο και τι θέλει να επιτύχει από μια συγκεκριμένη συνομιλία, μπορούν να διακριθούν τρεις μορφές επίσημης επικοινωνίας.
Παιχνίδι ρόλου
Αυτό είναι στην πραγματικότητα επικοινωνία, οι κανόνες της οποίας υπαγορεύονται από συνθήκες. Τη συγκεκριμένη στιγμή, ένα άτομο παίζει το ρόλο του και σε σχέση με αυτό, χτίζονται οι αλληλεπιδράσεις του με τους άλλους.
Για παράδειγμα, εάν μια γυναίκα είναι αισθητικός ή σύμβουλος και επικοινωνεί με έναν πελάτη στη δουλειά, θα χρησιμοποιήσει επαγγελματική γλώσσα, θα παραμείνει ευγενική, ευγενική, θα χαμογελάσει και θα κάνει τη δουλειά της. Ακόμα κι αν δεν της αρέσει πολύ ο συνομιλητής, αναγκάζεται να χαμογελά και να δείχνει φιλική, καθώς είναι υποχρεωμένη σε αυτό από τον ερμηνευτικό της ρόλο.
Η επικοινωνία βασισμένη σε ρόλους έχει σχεδιαστεί για να παραμένει στην άμυνα των συναισθηματικών αντιδράσεων όπου είναι ιδιαίτερα ανεπιθύμητες. Επιπλέον, δημιουργώντας σωστά ένα πρότυπο για αλληλεπίδραση με ανθρώπους (για παράδειγμα, πελάτες), μπορείτε να επιτύχετε καλά επαγγελματικά αποτελέσματα.
Μια εγκάρδια και φιλόξενη στάση θα επηρεάσει την παρουσία του κομμωτηρίου / καταστήματος / αγοράς και θα βελτιώσει τις επιδόσεις μάρκετινγκ. Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι η επίσημη επικοινωνία βάσει ρόλων είναι ένα μοναδικό εργαλείο που, σε επιδέξια χέρια, μετατρέπεται σε ένα ισχυρό μέσο για την επίτευξη των δικών σας στόχων.
Επιχείρηση
Αυτός ο τύπος επίσημης επικοινωνίας συνίσταται σε μια αυστηρή συζήτηση γεγονότων που σχετίζονται με μια κοινή αιτία. Χρησιμοποιούνται μόνο ξηρά δεδομένα, τα οποία πρέπει να κοινοποιηθούν στον συνομιλητή. Ο σκοπός της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι πάντα ο ίδιος - υλικό ή επαγγελματικό όφελος, το οποίο επιτυγχάνεται με την αλληλεπίδραση με άλλα άτομα που εργάζονται στον ίδιο τομέα. Συχνά, η επιχειρηματική επικοινωνία παρουσιάζεται με τη μορφή διαπραγματεύσεων, όπου όλες οι ερωτήσεις που ενδιαφέρουν τα μέρη διανέμονται λακωνικά και σημείο προς σημείο. Στην πραγματικότητα, με τη βοήθειά τους, πραγματοποιείται μια λεπτομερής ενημερωτική γνωριμία. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το ένα άτομο στο άλλο, ενώ είναι όσο το δυνατόν πιο συμπιεσμένα στα όρια της σημασίας και της αξίας κάθε πρότασης. Για παράδειγμα, ένα άτομο εργάζεται για μια μεγάλη εταιρεία και πρέπει να δώσει οδηγίες στους υφισταμένους για ένα νέο έργο. Δηλαδή, στην επιχειρηματική γλώσσα, θα εξηγήσει όλα όσα παρέχονται σε τέτοιες περιπτώσεις. Η παρουσίαση των σκέψεων είναι όσο το δυνατόν πιο λακωνική, οι συγκρίσεις και οι κωμικές παρεκτροπές δεν είναι τυπικές.
Λειτουργικός
Χρησιμοποιείται για την κάλυψη των αναγκών τους στη συνήθη ζωή και την ελάχιστη αλληλεπίδραση με τους ανθρώπους. Δηλαδή, σε κάθε μεμονωμένη περίπτωση, έχει τη δική του λειτουργία. Μόλις εκπληρωθεί, η επικοινωνία με αυτό το άτομο σταματά.
Ταυτόχρονα, δεν υπάρχουν συγκεκριμένες καταστάσεις που καθορίζουν την ισότητα των συνομιλητών. Επίσης αποκλείεται η δυνατότητα προγραμματισμένων μελλοντικών συναντήσεων.
Το πιο εντυπωσιακό παράδειγμα μπορεί να είναι μια δεύτερη συνομιλία στο ασανσέρ "Ποιος όροφος είσαι;" ή στο λεωφορείο "Περάστε, παρακαλώ, για τον ναύλο". Ταυτόχρονα, δεν έχει καμία σημασία ποιος είναι αυτός ο άνθρωπος, υψηλότερος ή χαμηλότερος σε κατάσταση. Θα παραμένει πάντα απλώς περαστικός.
Μόνο οι γενικοί κανόνες εθιμοτυπίας και συμπεριφοράς με αγνώστους ρυθμίζουν τη λειτουργική επίσημη επικοινωνία. Διατηρούν απόσταση μεταξύ των συνομιλητών και φέρνουν το μερίδιό τους στην ευγένεια και την ευγένεια ακόμη και σε μια τέτοια δεύτερη συνομιλία.
Βασικοί κανόνες επίσημης επικοινωνίας
Όπως προαναφέρθηκε, οι κανόνες αποτελούν το θεμέλιο της επίσημης επικοινωνίας. Από προεπιλογή, θεωρείται ότι όλοι οι συμμετέχοντες στη συνομιλία είναι εξοικειωμένοι μαζί τους και τους τηρούν εξίσου.
Για να γίνουν τα χαρακτηριστικά λίγο πιο συγκεκριμένα, υπάρχουν αρκετοί βασικοί κανόνες για την επίσημη επικοινωνία:
- Απόσταση … Θα πρέπει να υπάρχει τόσο σωματική όσο και ψυχολογική απόσταση μεταξύ των συνομιλητών. Δηλαδή, δεν μπορείτε να μπείτε στην ψυχή, να ρωτήσετε για προσωπικά πράγματα ή να πάτε σε πιο κοντά επίπεδα επικοινωνίας. Η συζήτηση πρέπει να ρέει προς μία κατεύθυνση και να μην υπερβαίνει το κύριο θέμα. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ο συνομιλητής μπορεί να μην αισθάνεται άνετα να ανοίξει κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας επίσημης συνομιλίας και αυτό θα προκαλέσει μια ανεπιθύμητη αντίδραση ή θα προκαλέσει αρνητικές εντυπώσεις. Και αυτό τουλάχιστον θα χαλάσει την εικόνα.
- Πραγματιστική … Όταν διεξάγετε μια επίσημη συνομιλία, πρέπει πάντα να θυμάστε τον σκοπό της. Δεν μπορείτε να παρεκκλίνετε από το θέμα ή να αποφύγετε τις άμεσες απαντήσεις. Μια τέτοια συνομιλία είναι εξαιρετικά ενημερωτική και υποστηρικτική, επομένως θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συνοπτική και ρεαλιστική. Δεν πρέπει να παρατείνετε σκόπιμα τη συνομιλία ή να δείχνετε απουσία.
- Συγκεντρώνω … Για την επίσημη διαπροσωπική επικοινωνία, η συνομιλία είναι μονοσήμαντη. Δηλαδή, η συζήτηση κινείται προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση και δεν αγγίζει άλλα θέματα. Η φύση της επικοινωνίας μεταδίδεται από τον στόχο του και μόλις επιτευχθεί, η ανάγκη να συνεχίσει τη συζήτηση εξαφανίζεται από μόνη της.
- Συναισθηματικός αποκλεισμός … Η τυπική διαπροσωπική επικοινωνία δεν επηρεάζει το επίπεδο των συναισθημάτων. Δηλαδή, οι άνθρωποι δεν πλησιάζουν καν την εκτίμηση των εντυπώσεών τους, αναλύοντας τη συμπεριφορά του συνομιλητή. Επιπλέον, δεν υπάρχει συναισθηματικότητα στη συνομιλία, εάν δεν λάβετε υπόψη το επαγγελματικό αγενές χιούμορ ή το κόστος δευτερολέπτων.
Πώς να περάσετε από την επίσημη στην ανεπίσημη επικοινωνία
Πρώτα πρέπει να μάθετε και να προσδιορίσετε μόνοι σας γιατί πρέπει να το κάνετε αυτό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επίσημη επικοινωνία έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει τα ανθρώπινα συναισθήματα των ανθρώπων σε αυτά τα επαγγέλματα που αναγκάζονται να επικοινωνούν πολύ με άλλους. Αυτό είναι ένα είδος μάσκας για τη διατήρηση του εσωτερικού σας κόσμου από ξένους που μπορεί ακόμη και να τον εισβάλλουν ακούσια. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μια τέτοια μετάβαση είναι απλώς απαραίτητη. Για αυτό, είναι σημαντικό να παρατηρήσουμε διάφορες πτυχές:
- Αμοιβαιότητα … Είναι αδύνατο να μεταβείτε στην ανεπίσημη επικοινωνία μόνο από τη μία πλευρά. Αυτή είναι αναγκαστικά μια αμοιβαία διαδικασία, η οποία συνοδεύεται από αμοιβαία συναίνεση και σκόπιμη συμπεριφορά και ενέργειες. Δηλαδή, ο συνομιλητής πρέπει επίσης να ενδιαφέρεται για μια τέτοια μετάβαση, ή τουλάχιστον να μην πειράζει.
- Βαθμιαίο … Φυσικά, είναι αδύνατο, μετά από μακροχρόνια επικοινωνία σε επίσημο επίπεδο, σε μια ωραία στιγμή να πλησιάσετε ένα άτομο, να χτυπήσετε τον ώμο σας και να μιλήσετε σαν ο καλύτερος φίλος. Αυτό απαιτεί χρόνο, ή ίσως δεν πρέπει να υπολογίζετε σε ένα τέτοιο αποτέλεσμα. Θα πρέπει να ξεκινήσετε με σταδιακές μικρές ερωτήσεις, ευγενικές φράσεις που έχουν μισό καλό τρόπο και μισό γνήσιο ενδιαφέρον για τη ζωή του άλλου ατόμου.
- Χιούμορ … Παραδόξως, αλλά το πρώτο στο δρόμο προς την άτυπη επικοινωνία θα βοηθήσει μια θετική στάση και μια ευκαιρία να γελάσουμε μαζί. Θα πρέπει να ξεκινήσετε με μικρές στιγμές εργασίας που μπορεί να φαίνονται κωμικές ή αστείες σε πολλούς. Εάν ένα άτομο έρχεται σε επαφή με τη βοήθεια του χιούμορ, τότε υπάρχει αναμφίβολα μια ευκαιρία να δημιουργηθεί άτυπη επικοινωνία.
- Προτεραιότητα … Σε πολλούς ανθρώπους μπορεί να μην αρέσει η μετάβαση στην ανεπίσημη κατάσταση λόγω του κινδύνου απώλειας της επιχειρηματικής αξίας των συνομιλιών. Δηλαδή, εάν επικοινωνήσατε με ένα άτομο για μεγάλο χρονικό διάστημα αποκλειστικά από ανάγκη, τότε πρέπει να ξεκινήσετε με αυτόν τον τρόπο. Θα πρέπει πρώτα να μάθετε όλες τις στιγμές εργασίας και τους στόχους για επίσημη επικοινωνία και, στη συνέχεια, να προχωρήσετε στην "προσέγγιση".
Τι είναι η επίσημη επικοινωνία - δείτε το βίντεο:
Τόσο η επίσημη όσο και η άτυπη επικοινωνία έχουν τους δικούς τους τομείς εφαρμογής. Χρησιμεύουν επιτυχώς ως εργαλεία αλληλεπίδρασης μεταξύ ατόμων διαφορετικών κατηγοριών και κάνουν καλά τη δουλειά τους. Η επίσημη επικοινωνία έχει σχεδιαστεί για να λύνει καθημερινές και εργασιακές στιγμές με άτομα που δεν θέλετε να αφήσετε στη ζωή σας, αλλά πρέπει ακόμα να αλληλεπιδράσετε μαζί τους. Αντιπροσωπεύει την εθιμοτυπία στη δράση και μαρτυρά το επίπεδο εκπαίδευσης κάθε ατόμου.
